Publié le 07/08/2017 | 12:09

Comment bosser sans son bosse ?

Votre patron est fréquemment absent ? Comment trouver le juste milieu entre se substituer complètement à lui et se garder de toute initiative sans son accord ? Épineuse question !

Vous trouvez des avantages à l'absence de votre boss : plus d'indépendance, organisation plus aisée de votre planning, moins de pression hiérarchique. En revanche, vous éprouvez sans doute un sentiment d'isolement, un besoin accru de vigilance pour
maintenir la communication et pallier les effets d'une relation intermittente. Comment faire de ce morcellement un assortiment
réussi de "morceaux choisis" ?

• VISEZ L’EFFICACITE :
  La communication entre deux personnes éloignées géographiquement ou essentiellement reliées par un outil technologique ne laisse pas de place à l'à peu près.
  
  Isolé, votre "nomade" réclame une transmission rapide, synthétique et globale des informations pour se sentir rassuré. Dans ce domaine, l'intention compte moins que le résultat. Gardez donc bien en tête l'objectif de votre communication : "quels résultats je cherche à obtenir ? Quels messages je souhaite transmettre ?". Parce que communiquer signifie avant tout mettre en commun et partager, proscrivez la notion d'intérêt au profit du respect de l'autre.
   
• BANNISSEZ LES APPROXIMATIONS :
  
  Nos messages transitent à 55% par le langage non verbal. Cela signifie que vous ne disposez que de 45% de
  vos moyens de communication lorsque votre interlocuteur n'est pas en face de vous. Pour vous faire comprendre, vous devez compter sur votre voix (son débit et son volume), sur votre intonation, qui rend compte de vos émotions, et surtout sur les mots que vous employez.
   

  En conséquence, chassez la dissimulation et l'imprécision afin de contrer les risques de mauvaise interprétation et l'irruption du doute, générateurs d'erreur. Évitez les termes vagues ou les généralisations du type : "Il semblerait que..."; "La solution serait de..."; ou "M. X se comporte toujours ainsi...". N'obligez
  pas votre supérieur à vous demander des compléments d'information ! Pour ce faire, adoptez un langage clair et concret, soyez précis et concentrez-vous sur les faits : "il s'est passé ceci...", "j'ai fait cela...".
   

• GERER LES DEMANDES :

  Comme votre responsable n'est pas joignable facilement, votre investissement dans la prise en charge des demandes des collègues ou des collaborateurs est essentiel. Veillez à ce que chaque requête soit clairement exprimée, afin d'éviter le va-et- vient entre les personnes concernées, et ne différez pas votre réponse jusqu'au retour du patron ! Faites vous communiquer la raison ou l'objectif de la demande, que vous exigerez complète et circonstanciée, puis envisagez-la selon le principe du "QQOQCP" :

1. Q - QUI demande ? (sa fonction, ses responsabilités, sa relation avec votre entreprise)
2. Q - De QUOI s'agit-il ?
3. O - OÙ ? (si besoin)
4. Q - QUAND ? (fréquence, durée, délai)
5. C - COMMENT vais-je répondre ?
6. P - POURQUOI fait-il cette demande ?

           Vous vous imposerez ainsi comme un interlocuteur fiable et incontournable.
 

• INSPIREZ SA CONFIANCE :

           Pendant ses absences, votre manager doit pouvoir s'en remettre à son assistante pour maintenir un contact                                  presque permanent entre lui et ses relations professionnelles. C'est par le crédit que vous aurez gagné, de sa part                         mais aussi de celle de ses partenaires, que vous serez reconnue comme une assistante efficace.

          Accordez-lui d'abord votre propre confiance pour susciter la sienne en retour. Cet état d'esprit s'acquiert
          et ne se décrète pas ! Vous devez en premier lieu prendre le temps de connaître votre responsable,
          instaurer avec lui un dialogue quotidien, même s'il est bref, et lui démontrer qu'il peut compter sur vous.

           Par exemple, faites-lui savoir que vous avez pris telle initiative et remerciez-le régulièrement de sa confiance. Dans ce                sens, privilégiez un mode de communication qui lui convienne et qui a prouvé son efficience.
 

• DEFINNISSEZ VOS LIMITES :
  
  Savoir prendre des initiatives et travailler de façon autonome sont des qualités majeures de l'assistante. Or, c'est précisément en l'absence de votre manager que vos capacités en la matière vont pouvoir se vérifier. Veillez à vous faire préciser le cadre de vos interventions.
  
  Établissez des listes avec lui : une liste "noire"des personnes auprès desquelles il ne faut absolument pas diffuser d'information s'il n'est pas présent et une liste "rouge" des partenaires à qui tout - ou presque - peut être transmis, selon leur fonction et leur pouvoir de décision.
  
  Inventoriez vos responsabilités domaine par domaine : autorisation de signature en P/O sur tels types de document, pour telle nature d'information, réponses autonomes aux e-mails de votre patron à tels expéditeurs, sur tels sujets, etc.
   
• SUSCITEZ LA DELEGATION :
  
  Pour qu'un manager accepte de déléguer des responsabilités à son assistante, plusieurs conditions doivent
  être réunies : la démarche n'est ni innée, ni incontournable chez les dirigeants. Demandez-lui s'il vous délègue une de ses activités, comme la rédaction de synthèses, et non une de ses responsabilités, comme les prises de décision.
  
  Pour vous prémunir contre toute erreur, invitez-le à déterminer clairement vos responsabilités. Soyez autonome plutôt qu'indépendante : sachez rendre compte et prévoyez des feedbacks réguliers.

Source : Assistante Plus.