Publié le 15/07/2019 | 12:21

Comment répartir le travail au sein d’une équipe ?

Nous vivons dans une ère où la collaboration entre les différents acteurs est essentielle dans toute organisation, rare sont les endroits où le travail est réalisé entièrement en autonomie, il y a généralement toujours un aspect collectif.
Néanmoins, ce n’est pas chose aisée de coordonner et mener à bien un projet en équipe c’est pourquoi il est nécessaire de suivre une organisation précise afin de maximiser les chances de réussite. Cette organisation se décline en trois étapes :
définir les postes, analyser les tâches, répartir les tâches.

Définir les postes et les relations

Il s’agit de la première étape lors de tout travail d’équipe, définir les postes et relations permet de fédérer l’ensemble de l’équipe autour d’un même objectif, mais aussi permet d’éviter la sensation de flou à l’aide d’une délimitation clair des responsabilités et une visibilité sur les différents acteurs du projet.

Organigramme de structure :

Un organigramme de structure désigne la représentation graphique d’un organisme où sont hiérarchisés les différents services ainsi que les personnes qui y sont attachés.

•  L’organigramme de structure permet donc d’avoir de la clarté sur la répartition des tâches et fonctions, chaque  personne sait ce qu’elle doit faire et avec qui elle va être amenée à collaborer.

La fiche de fonction :

Parmi les différentes méthodes qui permettent d’encadrer et définir une structure, la fiche de fonction est un l’un des outils les plus largement utilisés. Ce document détermine le cadre et formalise les différents aspects d’une fonction donnée (missions, objectifs et compétences sont quelque uns des aspects définis dans une fiche de fonction).

• Dans la continuité de l’organigramme de structure, la fiche de fonction permet d’avoir plus de clarté sur sa fonction. En effet, celle-ci permet de comprendre la finalité de son rôle ainsi que son périmètre d’action. De manière plus holistique, la fiche de fonction permet de maitriser une organisation et son environnement grâce à une meilleure connaissance des différentes fonctions qui la constitue.

Analyser les tâches 

L’analyse des tâches a pour finalité de lister les différentes réalisations nécessaires à la réussite d’un projet et d’estimer le temps nécessaire pour la réalisation de chacune d’entre elles. L’analyse peut être réalisé directement par l’acteur concerné ou bien par une tierce personne.

L’analyse par le travailleur :

La première approche consiste à demander au travailleur concerné d’analyser les tâches qui lui sont attribuées. Pour l’y aider, deux outils sont généralement mis à disposition :

•  L’autoanalyse : Pour cet outil, il est demandé au travailleur de noter l’ensemble des tâches qu’il a été amené à réaliser avec le temps consacré pour chacune d’entre elle.
•  L’auto pointage : le travailleur doit remplir un canevas préétabli avec les taches réalisées par tranche horaire.

L’analyse par une tierce personne :

Faire appel à une tierce personne pour analyser les tâches permet de gagner en objectivité, la personne appelée étant généralement le chef de service ou un spécialiste dans l’organisation du travail.
Lorsqu’une tierce personne est demandée, l’analyse se fait sous forme d’observation et entretien :

• Observation : Celle-ci consiste à observer les acteurs travailler afin de déterminer les différentes tâches et leur ordre d’exécution. De plus l’observation réside aussi dans le fait de chronométrer le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche donnée et la consultation de documents référents à l’activité des travailleurs.
• Entretien : Etape complémentaire à l’observation, l’entretien permet d’approfondir l’analyse mais également d’impliquer les acteurs concernés.

Grâce à l’instauration d’un climat de confiance et la pratique de l’écoute active, l’entretien peut être très fructifiant et riche en information pour la conduite de l’analyse.

Répartir les tâches 

Dernier axe du triptyque, une bonne répartition des tâches est nécessaire pour assurer le bon déroulement d’une organisation ou d’un projet. Pour mener à bien cette répartition, il existe des outils simples à mettre en place.

Le tableau de répartition des tâches :

Le TRT est réalisé à partir de l’analyse des tâches menée auparavant, lorsque celui-ci est bien réalisé, il fournit un excellent outil de pilotage. On y retrouve les différentes fonctions et responsabilités de chaque acteur ainsi que les moyens qu’ils doivent mettre en œuvre pour les réaliser.

Les critères de répartition des tâches entre acteurs :

Le manager est généralement la personne désignée pour répartir les tâches entre les acteurs. Parmi les critères à prendre en compte, il y a la qualification ; les compétences ; le temps de travail ainsi que les aspirations de chacun. En somme, répartir les tâches entre les différents acteurs d’une organisation n’est pas chose aisée, il faut faire attention à donner les bonnes tâches aux bonnes personnes avec les bonnes ressources. Néanmoins, pour faciliter ce processus et accroître l’adhésion de tous les membres du projet autour d’une nouvelle organisation, il est nécessaire de consulter et impliquer tous les acteurs dans le processus de répartition des tâches.