Publié le 06/07/2020 | 12:36 Assurer la traçabilité et la conservation des informations font partie des compétences les plus importantes pour toute assistante de direction et toute Office Manager. Dans un environnement où une grande quantité d'informations est en jeu, la plupart des entreprises croient aujourd'hui en la valeur ajoutée de la compétence d’organisation, d’archivage des documents et des données numériques. C’est donc une nécessité pour l’assistante de direction et l’Office Manager d’avoir la capacité de gestion d’information.
En effet, un directeur attend de son assistante qu’elle dispose d’un éventail d’expertise plus large et un niveau de compétence plus élevé, notamment en matière de gestion de temps et d’informations. Ceci dit, l’archivage représente un outil incontournable pour le métier de l’assistanat, vu que les avantages qu’il procure ne sont plus un secret : meilleure surveillance, gain de temps pour rechercher des informations, conservation des documents de l'entreprise, économie d'argent… Cependant, l'archivage des documents n'est pas le seul objectif de l'organisation. Les projets archivés se concentrent de plus en plus sur la traçabilité des informations.
Quelle est la différence la traçabilité et l’archivage d’un document ?
La traçabilité des documents papier est généralement due à leur contenu. La signature, la date et les commentaires prouvent qu'il s'agit du document original, ainsi que l'auteur et la source du document.
Il faut noter que pour les documents électroniques, la traçabilité devient plus compliquée. Dans ce cas il est recommandé de définir un indicateur autour du document pour avoir des traces pour prouver l’authenticité du document.
Quant à l'archivage, ce dernier consiste à trier, organiser, classer, conserver et sécuriser les informations.
L’archivage permet de concevoir et mettre en œuvre un plan de classement pour garantir que les tiers autorisés peuvent accéder aux fichiers. Selon les règles en vigueur, ce dernier qu’il soit physique ou numérique, doit être organisé dans le respect de l'ergonomie, en tenant compte du développement prévisible des activités et en garantissant la sécurité et la confidentialité des informations.
Quels sont les types d’archivage ?
Il existe deux types généralement. L’archivage classique ou physique de documents papiers qui consiste à faire le tri des pièces qui doivent être stockées, à les classer et les conserver au sein de la société ou au sein d’un site externe de conservation.
L'archivage numérique qui s’agit du stockage en ligne à long terme des documents numériques sur un support sécurisé.
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